Reorganizacja
Doszedłem do momentu, gdy zapominam o rzeczach, które muszę zrobić, natychmiast po przypomnieniu sobie o nich. Po prostu nim zacznę je robić, zdąży pojawić sie kolejna Sprawa Niecierpiąca Zwłoki. Pewnie część z Was zna ten stan, gdy rozmawiając przez telefon, słyszycie, że dobijają się do Was dwie kolejne osoby, a gdy tylko na chwilę telefon milknie, dostajecie maila z następną ekstra ważną sprawą do załatwienia na wczoraj. Zdążycie ledwo przeczytać maila i już dzwoni kolejny telefon. W takich momentach mam ochotę przenieść się do drewnianej chaty w Bieszczadach, bez dostępu nie tylko internetu, ale i prądu.
Uzmysłowiłem sobie, że jeśli czegoś z tym nie zrobię, to będę musiał nauczyć się spać po 10 minut na dobę. Stąd plan reorganizacji. Na razie mój plan jest jednak tak skrystalizowany jak program dowolnej partii politycznej. Czyli muszę zrobić coś by było dobrze, wszyscy byli szczęśliwi, a mnie żyło się dostatnie. Nie wiem tylko za bardzo co, poza tym, że potrzebny mi dobry plan, muszę efektywnie zarządzać swoim czasem i podejmować mądre decyzje. Czyli wiem tyle co politycy.
A na poważnie, to szukam sposobu jak radzić sobie z taką wielozadaniowością. Pamiętam ze dawnych szkolnych lat, że w przypadku komputerów to się jeszcze sprawdza. Procesor zajmuje się na chwile jedną sprawą, potem ją porzuca by zająć się kolejną i tak w kółko, aż wróci do tej pierwszej, ale też tylko na chwilę. Ludzie, tak jednak nie potrafią działać, a ja już na pewno.
Na początek zrobiłem dwie rzeczy. Zrobiłem sobie na kartce listę konkretnych spraw do załatwienia. Wziąłem od razu dużą kartkę 🙂 Gdy coś zrobię to z przyjemnością wykreślam tą pozycję. Mam dzięki temu poczucie, że posuwam wszystko do przodu. Szkoda tylko, że szybciej rośnie lista nowych pozycji niż tych wykreślonych 🙂
Druga rzecz, to przydzielenie każdemu dniu w tygodniu konkretnych zadań. W poniedziałek administracja i papierologia, wtorek to obróbka zdjęć, porządki w bibliotekach, banki zdjęć. Środa – marketing ( może wreszcie się wezmę za to ), czwartek – kreacja ( najprzyjemniejsza sprawa ), piątek – szukanie plenerów i modeli.
Oczywiście wiem, że nie ma szans trzymać się co do joty tego planu, ale obiecałem sobie, że jeżeli nie mam zdjęć, ani świat się właśnie nie wali, to trzymam się tego rozkładu zajęć. Ma od dla mnie bowiem wielką zaletę. Zamiast przejmować się, którą z ważnych i pilnych rzeczy w danym dniu się zająć, będę spokojnie robił to co mam zaplanowane w tym momencie.
Chętnie też posłucham jak Wy radzicie sobie z takimi problemami, może macie jeszcze lepszy pomysł jak nie zwariować od nadmiaru tematów?
Mnie marzy się coraz częściej wyłączenie mojego ajfona 🙂
Dostaję ku….cy w takich chwilach. Milion spraw na minutę. Jak by wszyscy się umówili, że właśnie teraz muszą coś ode mnie chcieć.
Nauczyłem się by na poniedziałek nie planować sobie żadnych ważnych rzeczy. Jest lista spraw do załatwienia, ale prawie zawsze w poniedziałek wszystko się posypie, bo przez weekend ktoś sobie coś przypomniał – razy milion.
Plany układają się zatem w poniedziałek na cały tydzień (chyba, że coś wcześniej było zajęte w kalendarzu).
I koniecznie przynajmniej 2 wieczory i jeden cały dzień musi być w tygodniu zarezerwowany dla mnie. Przyjemności ponad pracą.
Czasem jednak są takie miesiące, że nie ma szans na wygospodarowanie tego wolnego, bo nadrobić trzeba zaległości w pracy. Trudno.
Jest też jedna zasada: jeśli ktoś właśnie nie umiera albo nie ma noża napastnika w kroczu… może liczyć na wpisanie do kalendarza najwcześniej na najbliższy wolny termin – najwcześniej jednak na dzień następny.
Z czasem zaczynają się uczyć 😉
Póki co ogarniam. Ale co jakiś czas robię listę zaległości i w miarę nastania chwil spokoju wracam do tej listy i realizuję wg. pilności i długości zalegania w niebycie.
Pozdrawiam
http://www.youtube.com/watch?v=v9XDCjuG6lA
To mój krótki komentarz – nie bez stresu po raz pierwszy w życiu nagrany – pozdrawiam
Tomek
haha, w poprzedniej pracy byłam na szkoleniu z organizacji czasu pracy i zarządzaniem efektywnością czy coś w tym stylu. Trwało ono dwa dni, podczas których wydawało mi się że to właśnie jest czas stracony 😉 ale jak tylko wróciłam do codziennych obowiązków to tak raz w tygodniu dziękowałam za te dwa dni i dalej dziękuję.
Lista rzeczy do załatwienia to podstawa więc idziesz dobrym torem, trzeba jeszcze się na tej liście nauczyć odnajdywać rzeczy które są ważne dla nas oraz takie które są absolutnie zbędne (lub można je oddelegować jeśli jest komu).
Oj, ja w tej chwili też powoli zapominam jak się nazywam…
Lista rzeczy do zrobienia to pierwsza sprawa.
Potem zaczynam z reguły od wyszukania tych najmniejszych rzeczy. Bo ich jest zwykle sporo, a każda z nich to zazwyczaj 5 min roboty i po zrobieniu ich lista zmniejsza się o połowę (jak nie więcej) i widzę co tak naprawdę zostało ważnego do załatwienia.
Zwykle jednak robię to w sytuacji kryzysowej. Na codzień bardziej idę na żywioł…
A najważniejszy jest przede wszystkim plan.
Na studiach uczyli mnie "Dobry plan to połowa sukcesu".
I tak zazwyczaj jest.
Powodzenia w reorganizacji!
Arturze, dokładnie wiem co masz na myśli, bo jestem w takiej sytuacji od… zawsze 😉
Swego czasu jednak managing nauczył mnie jednej rzeczy: kalendarz.
Kiedy następuje taka sytuacja, że mam jednocześnie sprawę na telefonie, fejsie, mailu i żywo, po prostu podczas rozmawiania o jednej, zapisuję drugą już w kalendarzu na iphonie. Momentalnie. Przyzwyczaiłem się, że wieczorem zawsze go przeglądam i sprawdzam, co jest do zrobienia jutro.
Niestety dzielenie tygodnia na poszczególny harmonogram obowiązków nie wchodzi w grę – mówię z doświadczenia. Zawsze jest sprawa pilniejsza, która akurat nie wpisze się w dany dzień, a rozwali wszystkie pozostałe.
Jesli jeszcze tego nie znasz to zobacz sobie Getting Things Done. Powstal do tego program Omni Focus. Powstaniesz z chaosu jak zaczniesz sie stosowac do tych prostych zasad.
Dziękuję za wszystkie podpowiedzi i rady 🙂 Część z nich już wdrożyłem i widzę, że działają 🙂 Niedługo napiszę o tym kolejny post jak wsyztsko bardziej przetestuję.